Wie heeft vroeger niet bij zijn opa en oma het Brabantia spaarblik gezien (althans mijn generatie dan hè ). Fascinerend vond ik dat. Wat er was om te besteden werd in de diverse gleufjes gedaan. Eigenlijk het eerste cash flow systeem wat prima werkte. We hebben nog steeds behoefte aan een manier om grip te houden op onze bedrijfskosten. Er is dus niet veel veranderd. Wel de manier waarop we dat gaan doen.

Sparen doet garen

Een oud spreekwoord wat zoiets betekent als: door steeds kleine beetjes te sparen krijg je uiteindelijk een heleboel. Hoe fascinerend ik naar het spaarblik kon kijken, hoe enthousiast ik later de smaak van het uitgeven te pakken kreeg. Gelukkig heb ik een ingebouwde allergie voor geldzorgen. Tuurlijk hield ik ook wel eens een ‘stukje maand over’ maar dan wist ik altijd waar ik teveel had uitgegeven en de maand erop was dat geen probleem meer.

Ik ben dol op Excel en dan echt heel erg dol. Mijn privé financiën zitten al vele jaren in een Excel sheet. Met zoveel detail boekingen daar zou een account jaloers op zijn. Gewoon voor de lol. Bij het openen van een ondernemersrekening kreeg ik de deposito rekening cadeau. Er komt geld binnen. Ik zet direct de BTW apart en een fixed % voor de belastingen. Wat overbleef op de rekening was voor mijn salaris en onkosten. Dezelfde Excel voor privé zette ik ook zakelijk in. Omzet – kosten = winst. Wie kent hem niet. Werkt altijd. Of……

Digitale junkie

Ik heb een enorme ‘honger’ naar kennis. Ik ben een digitale junkie van diverse platformen en struin vele uren per week over het internet. Zo vond ik een paar jaar geleden reviews over het boek Profit First van Mike Michalowicz. Femke Hogema is verantwoordelijk voor de NL vertaling. Je bent liefhebber of niet maar heel veel ondernemers volgen hun methodiek.

In één blog het boek samenvatten doet absoluut geen eer aan hun werk. En dat kan ook helemaal niet bij een goed geschreven boek is. Ik volg nooit blindelings bestseller auteurs of goeroes. Ik ben nieuwsgierig van aard, sta open voor kennis, lees, analyseer, check reviews, weeg af of leg weg. Ik ben ook allergisch voor copy en paste. De toegevoegde waarde moet zitten in de ervaring die je hebt met het onderwerp en jouw kijk erop.

De methodiek is een logisch vervolg op mijn vorige blog over cashflowproblematiek. Eerst analyseren waar het probleem zit en vervolgens doorpakken. De internationale financiële formule voor winstbepaling is omzet – kosten = winst. Klinkt logisch. Je verdiend geld, je betaald de kosten en wat je overhoud is winst. Mike Michalowitz vind dat verouderd en horend bij stoffige accountants.

Lekkere boute uitspraak. Waar blijft ons fiscaal recht dan? Vervalt dat? Nee natuurlijk niet. Profit First is een methode die je het best kunt omschrijven als een cash management systeem. Winst komt nu op de eerste plaats en niet aan het eind.

Omzet – winst = kosten

Het was omzet – kosten = winst en nu is het omzet – winst = kosten. Spelen we met de volgorde van de woorden? Nee. Het is een andere zienswijze over hoe je omgaat met je cashflow. Je focus gaat verschuiven en ligt nu op de winst. Het boek heet ook niet voor niets ‘Profit First.

De meeste bedrijven zijn gericht op groei en dat doe je o.a. door je omzet te verhogen. Zeker in deze bizarre Corona tijden zijn er legio ondernemers die enorm veel moeite hebben om hun hoofd boven water te houden en met het oog op omzet – of om überhaupt omzet te hebben – meer gaan verkopen tegen lagere prijzen. Je hebt dus omzet of misschien zelfs wel een stijging van je omzet maar je marge is veel lager en dus uiteindelijk ook je winst is lager. Als je focus op de winst ligt ben je dus ook in deze tijden meer gefocussed om de kosten zo laag mogelijk te houden om aan het einde van de rit meer over te houden.

Raamwerk van extra rekeningen

Je wordt geadviseerd om extra rekeningen te openen. Betaalrekeningen en spaarrekeningen.

Betaalrekening Omzet (deze is al standaard)

Betaalrekening Noodfonds
Betaalrekening Salaris eigenaar/eigenaren
Betaalrekening (operationele) Kosten
Spaarrekening Winst
Spaarrekening Belasting (hier gebruik ik mijn deposito voor)

Nu is de ene bank wat scheutiger met het openen van extra gratis rekeningen en de ander helemaal niet. Check eerst bij je eigen bank wat de mogelijkheden zijn. Mijn bank is niet scheutig met het verschaffen van extra zakelijke rekeningen, daar moet je voor betalen. Die kosten neem ik voor lief omdat ik niet wil dat ik met verschillende boekhoudkoppelingen moet gaan werken en alles op één plek wil.

Aan de slag

Stap 1 is het aanleggen van extra rekeningen.

Stap 2 is het bepalen van een vast % voor de rekeningen want het % zorgt ervoor dat de binnengekomen omzet op deze manier naar de ‘potjes’ wordt overgeheveld. Er worden in het boek % genoemd maar die zijn voor elk bedrijf anders. Juist met de tips die ik in mijn 2^e blog heb gegeven weet je beter waar de ‘bulk’ van de kosten zitten en hoe de % zich voor jouw bedrijf verhouden.

Stap 3 is het verdelen van de omzet over de diverse rekeningen

De logica van de verschillende potjes

Betaalrekening omzet. Hier komt al het geld binnen. Je standaard zakelijke betaalrekening.

Noodfonds.

Zorg dat je altijd een noodfonds hebt. Zodat je de vaste kosten (huur, elektra, salaris etc.) voor een paar maanden kunt overbruggen. Hoeveel maanden is afhankelijk hoeveel maanden het duurt voordat je weer nieuwe opdrachten hebt. Voor de een is dat 1 maand, voor een ander 3 of 6 maanden. Ik ken ondernemers die hier zelfs voor 12 maanden een borging in hebben. Ik hanteer nu 6 maanden. Ik heb hele lage vaste kosten omdat ik altijd bij de klant werk. In mijn noodfonds zit vooral mijn salaris. Nu stond dat eerst op 3 maanden maar sinds de Corona heb ik dat verhoogd naar 6 maanden. Het potje is een vast bedrag. Dus als het ‘vol’ zit hoeft er niets meer bijgestort te worden.

Betaalrekening Salaris eigenaar/eigenaren

Vanuit hier betaal je het salaris van de eigenaar/eigenaren

Betaalrekening (operationele) Kosten

Vanuit hier betaal je de operationele kosten. De huur van je pand, GWE, kantoorkosten, abonnementen, reis- en verblijfskosten etc. etc.

LET OP Dit zijn niet de inkoopkosten (inkoopwaarde van de omzet) en de onderaannemers c.q. inhuur van externen.

Spaarrekening Winst

Een vast % voor uitkering van je winst

Spaarrekening Belasting

Een vast% voor het betalen van je belasting. BTW. En afhankelijk van je rechtsvorm bijvoorbeeld de Inkomstenbelasting (IB) en Vennootschapsbelasting (VPB) bij.

Profit First in de praktijk

Op de betaalrekening komt de omzet binnen. Ik maakte net al een opmerking bij de operationele kosten. Je bedrag wat je verdeeld over de potjes winst, salaris, kosten en belasting is het bedrag wat overblijft van de ‘echte omzet’.

Voordat je begint met verdelen bepaal je de echte omzet. In Profit First is dat de omzet (betaling verkoopfacturen) minus de inkoopkosten. Deze kosten heb je gemaakt om de omzet te realiseren. Je hebt materiaal ingekocht, je hebt mensen ingehuurd.

Stel je hebt een omzet van € 3.000

Je hebt materiaal ingekocht voor € 500

Je hebt mensen ingehuurd voor € 500

Je echte omzet is dus € 2.000,-

Deze €2.000,- ga je vervolgens verdelen over de potjes. Onderstaande % zijn een voorbeeld.

Winst 5% € 100,-

Belasting 20% € 400,-

Salaris 45% € 900,-

Kosten 30% € 600,-

Deze % kunnen dus per bedrijf verschillen. Misschien liggen je kosten hoger of lager. Hoe meer grip je op de kosten hebt hoe meer je jezelf aan salaris kunt geven en dus ook aan winst. Het % Belasting ligt vast. Voor de IB ken je box 1, 2 en 3 en het % belasting wat je betaald is afhankelijk in welke schijf je valt. Zelfde geldt voor VPB. Is gerelateerd aan je omzet. Dus je kunt redelijk goed van te voren inschatten hoeveel je hiervoor moet wegzetten. Is dit abacadabra voor je, overleg dan met je boekhouder/accountant en kijk in de aangifte van vorig jaar. Monitor gedurende het jaar dit % goed want als je het aan het begin van het jaar te scherp stelt kun je bij een verhoogde omzet gedurende het jaar mee in de vingers snijden.

De logica is om als eerste stap het potje winst te vullen. Niet achteraf aan het einde van het jaar maar direct. Elke maand opnieuw. Omdat je de kosten voor het realiseren van de omzet al gereserveerd hebt in de ‘echte omzet’ hoef je dus geen zorgen te maken dat je de leveranciers niet kunt betalen. Het gaat erom dat je een automatisme gaat krijgen in het eerst veiligstellen van het potje winst.

Vervolgens ga je het potje belasting vullen. Dan het potje kosten en vervolgens het potje salaris.

Wil je meer salaris? Dan zul je goed de kosten in de grip moeten houden. Daar zit bij heel veel ondernemers ruimte. Er wordt veel en makkelijk uitgegeven. Als je daar met een stofkam doorheen gaat zijn er vele kosten die nu nog niet nodig waren of juist niets opleveren.

En waar blijft het potje noodfonds? Als het nog gevuld moet worden kun je bijvoorbeeld sleutelen aan de % van de winst en dat tijdelijk op 1% zetten of als het kan aan het % van het salaris. Maar je zet je winst nooit op 0%, ook niet tijdelijk. Leer jezelf aan om eerst winst weg te zetten, hoe laag het % in het begin ook is.

De % zijn sowieso aan verandering onderhevig.

Als je gaat groeien met je onderneming worden de % anders. Die van de kosten gaan stijgen en dan gaat het % van je salaris dalen. Je krijgt dat niet minder salaris maar een kleiner %. Voorbeeld 40% van de echte omzet € 4000 is € 1.600,- salaris waar je met een omzet van € 2000 op € 900 salaris zat. Verlaging van het % maar bijna verdubbeling van je salaris.

Het boek schrijft voor dat je 2x per maand de betalingen doet en dus ook 2x per maand de potjes vult. Ik werk al jaren 1x per maand mijn administratie bij en blijf dat dus doen. Ik heb geen leveranciers met 14 dagen betaaltermijn. Anders kun je inderdaad voor die groep 2x per maand de betalingsrun doen. Ik werk niet met handmatige overschrijvingen maar met een automatische overboeking.

En dat potje winst, wat doe je daar mee? De een leegt het elke maand en geniet van elke €. Ik laat het zitten en geniet van het saldo.

En blijf je groeien en wil je grote investeringen gaan doen? Breid het aantal potjes uit met een rekening alleen voor investeringen .

Wat levert het nu op?

Inzicht in alle kosten en vooral de operationele kosten. Ik zie bij meerdere klanten (en destijds direct bij mezelf) een besparing. Je krijgt weer grip op je bedrijf. Je maakt betere keuzes in wanneer wat uit te geven om te groeien.

Bedankt voor het lezen. Heb je vragen of opmerkingen? Zet ze in de comments hieronder of stuur een e-mail naar mlgast@fermezza.nl of bel/app me +31 6 2223 5582.