Je had zo’n mooie plannen voor dit jaar maar klanten laten het afweten. Er wordt minder gekocht/besteed of zelfs helemaal niet meer. Je kan best even interen op je financiële reserves maar de bodem komt snel in zicht. Iedereen kan op zijn vingers uittellen dat als er meer uitgaat dan dat er binnenkomt je een probleem hebt.

Cashflowproblemen

COVID-19 oftewel het Corona virus zet het gehele bedrijfsleven op zijn kop. Nederland zit in economisch zwaar weer. Al in de eerste week riepen diverse ondernemers dat ze failliet zouden gaan. Beetje voorbarig volgens mij maar de angst zat er al snel goed in. Ook bij diverse van mijn klanten verdampten de financiële reserves waar je bij stond. Overal hoorde ik over acute cashflowproblemen.

Wat is nu precies een cashflowprobleem?

Heel plat vertaald: je geeft meer geld uit dan er binnen komt. Als dat incidenteel voorkomt hoeft dat helemaal geen probleem te zijn. Je hebt bijvoorbeeld een grote investering gedaan die in de toekomst juist geld oplevert. Als de negatieve cashflow te lang aanhoud kom je in een neerwaartse spiraal. Je kunt cashflow het beste vergelijken met smeerolie voor al de radertjes die je bedrijf in beweging zetten. Zonder olie gaat het radarwerk steeds stroever draaien en loopt uiteindelijk zelfs helemaal vast. Een cashflow geeft ook de financiële gezondheid van je bedrijf weer.

Oké, er is dus een cashflowprobleem. Wat nu? Ga eerst bij jezelf te rade gaan hoe de processen in jouw bedrijf verlopen.

• Hoe verloopt de omzet? Verkoop je minder dan voorheen of tegen een lagere prijs?
• Betalen je debiteuren conform de betalingstermijn?
  • Zit je bovenop je lijst met openstaande verkoopfacturen of laat je de klant beslissen wanneer er betaald wordt?
• Hoe lang is de terugverdientijd vanaf het moment van inkoop (voorraad of grondstoffen) tot de productie, de verkoop en het moment dat de factuur betaald wordt?
  • Is die doorlooptijd lang? Is dat een lange periode dan financier je als het ware je voorraad met je liquide middelen en kun je deze dus niet voor andere doeleinden inzetten.
• Ligt er teveel op voorraad?
  • Kan je in kleinere oplages inkopen of wordt de stuksprijs dan veel te hoog?
• Hoe verhouden je kosten zich tot vaste en variabele kosten? Heb je meer vaste kosten of meer variabele kosten? Weet je de verhouding?

Weet je direct het antwoord op al die vragen? Mooi, dan heb je een heel goed beeld hoe je processen verlopen. Mijn ervaring is dat de meeste ondernemers dat niet zo snel voorhanden hebben. En überhaupt dit niet maandelijks monitoren.

Boekhoudprogramma’s

Iedereen werkt met een (online)boekhoudprogrammal en daar reken ik Excel ook onder. De standaard pakketten kunnen prima de administratie goed in beeld brengen en BTW aangifte verzorgen. De rapportages kijken altijd terug op een (afgesloten) periode. Je hebt de beschikking over een balans, een V&W rekening of zelfs een alles-in-één kolommenbalans. Dat is een combinatie van een (proef)(saldi)balans en een resultatenrekening. Ben je er nog J?

Afhankelijk van de pakketprijs krijg je opsommingen van cijfers of mooie grafieken. Maar het zijn altijd de resultaten ACHTERAF. En dan word je dus met de neus op de feiten gedrukt. Of zoals heel veel ondernemers nu: een cashflowprobleem.

En daar zit in mijn optiek nu juist het wel of geen grip hebben op je financiële resultaten. Mijn advies is om naast je standaard rapporten ALTIJD een begroting te maken of met een mooi woord een prognose. Je gaat vooruitkijken. En dus ook op tijd kunnen bijsturen.

Zelf financiële rapporten maken?

“Maar ik heb juist een boekhoudprogramma omdat ik geen uitgebreide financiële kennis in huis heb. Daar heb ik juist het boekhoudprogramma en/of de boekhouder voor”.

Ik begrijp de zorg maar in een template met goede instructies en uitleg hoef je alleen de cijfers in te vullen.  Ik adviseer twee extra rapporten:

• Exploitatiebegroting
  • Wanneer factureer ik naar de klant (opbrengst)
  • Wanneer ga ik inkopen (kosten)
• Liquiditeitsbegroting
  • Wanneer betaald de klant (inkomsten)
  • Wanneer betaal ik de inkoopfacturen (uitgaven)

Ezelsbruggetje: het komt binnen op je bankrekening – het komt erin (inkomst) en het gaat van je bankrekening – het gaat eruit (uitgaven)

Plat vertaald: uitgaven en inkomsten zijn van invloed op je banksaldo.

Beide templates geven dus een goed beeld wanneer je opbrengsten en kosten gaat krijgen en wanneer je ze ook daadwerkelijk op je bankrekening krijgt bij- of afgeschreven.

Je gaat dus vooruit kijken of er magere maanden aankomen en op voorhand en dus op tijd actie nemen. Je bent ook voorbereid op de grotere uitgaven zoals een investering of het betalen van belastingen.

Lost dit mijn acute cashflowprobleem op?

“Leuk verhaal maar ik heb nu een acuut probleem. Gaan die twee templates dat oplossen?”

Ja en nee. Aan inkomsten die er nu niet zijn kan ik ook met al mijn enthousiasme geen opbrengsten voor de toekomst van maken. Wat ik in deze Corona tijden wel zou doen is scenario’s maken.

Dus bijvoorbeeld een begroting met scenario 1 (verwachte omzet blijft uit tot 1 juni en trekt dan weer aan). Scenario 2 (verwachte omzet blijft uit tot 1 september en trekt dan weer aan) en scenario 3 (verwachte omzet blijft uit tot 31 december maar trekt begin 2021 weer aan). Je kunt hier zelf je termijnen invullen die voor jouw product/dienst van toepassing zijn. Als er vanuit je salesproces binnen 1 maand weer inkomsten binnenkomen is dat een ander verhaal dan als het 3 maanden of langer duurt voordat de productie opgestart kan worden en dus nog langer voordat de inkomsten  bijgeschreven worden op je bankrekening.

In scenario’s denken is niet doemdenken maar inschatten hoe lang je het nog op deze manier uithoudt. Scenario’s geven je een antwoord op de vraag of je direct je business moet aanpassen of nog even door de zure appel heen bijten. Direct naar externe financiering uitwijken of heel strak gaan zitten in je uitgaven. Rigoureuze oplossingen bedenken of juist eens volledig out-of-the-box denken en creatief worden want er zijn altijd oplossingen.

Blog nummer 2 is een feit. Nummer 3 verschijnt maandag 4 mei en gaat over de ‘potjes’ van Profit First methodiek.

Bedankt voor het lezen. Heb je vragen of opmerkingen? Zet ze in de comments hieronder of stuur een e-mail naar mlgast@fermezza.nl of bel/app me +31 6 2223 5582.