Afspraken en regels kennen we allemaal. Privé en zakelijk. Stoppen voor een rood stoplicht. Je houden aan de maximum snelheid. Je weekstaat elke vrijdag invullen en opsturen. Inkoopfactuur pas betalen na check met de pakbon. Of je het nu regeltjes of procedures noemt, we moeten ons er aan houden. Maar doen we dat ook? En zo nee, waarom niet? En nog belangrijker, hoe krijg je er weer grip op?

Papieren tijger

De eerste kennismaking met procedures was lang geleden in de tijd van o.a. ISO, Kaizen en TQM. In de rol van Auditor het ISO systeem auditen. Hilarisch waren de momenten dat er zenuwachtig in kasten werd gezocht en de ordner, letterlijk onder het stof, tevoorschijn werd getoverd. Er waren bedrijven waar de Kwaliteitsmanager even stoffig overkwam als zijn eigen ordner en deze functie had gekregen als ‘special project’. ISO moest, niemand wilde het doen.

Gelukkig waren er ook bedrijven waar men wel de meerwaarde van het Kwaliteitssysteem inzag. En die handboeken en procedures zagen er ook heel anders uit. Niet elke stap vastgelegd met een paraaf ter goedkeuring voor elke stap maar een werkbaar proces. Het leefde onder het personeel. Iedereen deed er enthousiast aan mee.

Metamorfose

In al die jaren heeft ook het Kwaliteitssysteem een metamorfose ondergaan. Vind je nergens meer (hoop ik) stoffige ordners met honderden vellen papier maar zijn procedures en afspraken vastgelegd in software. Digitaal en toegankelijk en vooral geactualiseerd. Als je bent ‘opgevoed’ met kwaliteit zoals ik en vooral met de nut en noodzaak ervan blijf je daar intuïtief op letten.

Allergie

Bedrijfsgrootte maakt eigenlijk niet zo heel veel uit of het Kwaliteitssysteem ingebed in de organisatie is. Ik proef wel vaak een allergie tegen het woord Kwaliteitssysteem terwijl iedereen het heel normaal en ook wenselijk vind dat we afspraken hebben binnen het bedrijf. Het staat of valt ook met de sturing vanuit het Management. Is het een verplicht nummer of is het onderdeel van het werk. Een plek waar je alle templates, formulieren en afspraken vind. Die regelmatig aangepast worden als er zaken gewijzigd zijn.

Poolse Landdag

Tijdens de eerste kennismaking met een bedrijf geeft het me een goed beeld hoe het bedrijf omgaat met de afspraken. Is het toegankelijk, klikt de medewerker er zo doorheen of is het zoeken geblazen? Zijn er verschillende vormen van hetzelfde formulier? Zie ik ‘eigen bestandjes’ op de diverse lap- en desktops? Het zegt het nodige over hoe gestructureerd men hier werkt. En vooral wordt er op gestuurd? Wat gebeurd er als je ‘de gehele dag door rood rijdt’?

Wanneer houdt jij de procedures tegen het licht? Regelmatig? Na een fusie, overname of verkoop onderdeel? Of na analyse van verstoringen en fouten in het productieproces? En hoe ga je de informatie halen in de organisatie?

Niets is meer killing voor de voortgang als de beslisnemers acteren als de Poolse Landdag. Er wordt oeverloos vergaderd en er worden geen besluiten genomen. We komen steeds terug op gemaakte afspraken.  Maar hoe gaan we dan wel er voor zorgen dat er afspraken komen die én werkbaar zijn én door alle medewerkers gevolgd worden?

Tips voor optimaliseren proces-beschrijvingen

• Geef het prioriteit.
  • Als de top van het bedrijf het niet zelf uitdraagt dan vergeet het maar.
• Geef duidelijk aan waarom het belangrijk is. Ook al ziet men het als een ‘verplichting’ vanuit de klant of branche.
  • Het bedrijf kiest hier zelf voor omdat het de basis is voor verbetering.
  • Het zorgt voor meer efficiency en meer effectiviteit.
    • Efficiency: werk binnen de afgesproken tijd en budget?
    • Effectiviteit: werk je aan de juiste zaken? Zijn dat de belangrijkste activiteiten of besteed je tijd aan zaken die geen prioriteit hebben
• Zorg dat het ondersteunt wordt door een gebruikersvriendelijk en werkbaar IT systeem.
  • Ga niet alleen uit van de IT leverancier maar check bij collega bedrijven en kijk hoe het werkt in de praktijk.
• Zorg voor een goede mix in het projectteam.
  • Iemand met analyse skills, die oog heeft voor de teamdynamiek, die structuur geeft en iemand die de leiding neemt.
• Begin vanuit het projectteam met de top 10 van belangrijkste processen.
  • Denk daarbij aan fundament van het bedrijf. Wat is je hoofdproces?
  • Wat zijn de hoofdpijndossiers?
    • Waar verliezen we de meeste tijd of geld?
• Betrek alle medewerkers erbij.
  • Dat hoeven geen heidagen te zijn waardoor het gehele bedrijf stil.
  • Goed voorbereid met één duidelijk onderwerp kun je in een uur heel veel doen.
  • Juist de binnendienst en productievloer weten precies waar de verstoringen en fouten zitten. Welke inkoopfacturen binnenkomen waar niemand van weet waarvoor die zijn, welke leveranciers slecht materiaal leveren of nooit op tijd etc etc.
• Leg de voortgang vast.
  • Op flipovers of whiteboards.
  • Zet die neer waar je personeel samenkomt, bijvoorbeeld kantine.
  • Zet er een verbeterbord naast waar medewerkers eigen ideeën kunnen aandragen.
    • Als je een verbeteridee gaat implementeren geef dan waardering.
• Zorg dat je een planning maakt en structureel op gezette tijden naar de processen kijkt, deze bespreekt met het personeel en aanpast waar nodig.
• Laat iedereen onderdeel zijn van de verbetering van je bedrijf. Dan wordt het geen ‘verplicht nummer’ met verouderde procedures en templates maar is iedereen trots om er zijn of haar steentje aan bij te dragen.

Bedankt voor het lezen. Heb je vragen of opmerkingen? Zet ze in de comments hieronder of stuur een e-mail naar mlgast@fermezza.nl of bel/app me +31 6 2223 5582.